Lær hvordan du efterforsker en whistleblower sag sikkert og effektivt

Introduktion

Virksomhedsefterforskninger er afgørende for at afsløre mulig misconduct og sikre, at organisationer handler med integritet. Whistleblowing sager spiller specielt en vigtig rolle i at håndtere påstande fremsat af bekymrede medarbejdere eller interessenter. Denne trin-for-trin vejledning beskriver de væsentlige overvejelser og handlinger, der er nødvendige for at gennemføre en omfattende og effektiv efterforskning af en sag.

Hvad du skal gøre

1. Vurder beskyldningen

• Vurder omhyggeligt alvoren af beskyldningen, herunder potentielle overtrædelser af straffeloven eller virksomhedens politikker.
• Overvej inddragelsen af topledelsen eller bestyrelsesmedlemmer i den påståede misconduct.
• Vurdér den potentielle udsathed og sandsynligheden for yderligere overtrædelser, vedvarende misconduct eller risici for sundhed og sikkerhed.
• Bestem, om beskyldningerne stiller spørgsmålstegn ved troværdigheden af interne kontroller eller finansielle certificeringer.
• Gennemgå virksomhedens forpligtelser i henhold til relevante love eller regler, herunder kravet om selvrapportering.

2. Vurdér behovet for en efterforskning

• Baseret på beskyldningernes alvor og potentielle indvirkning, beslut, om der er behov for en intern efterforskning.
• Vurder tilgængelige ressourcer og potentielle forstyrrelser af forretningsdriften.
• Overvej behovet for en efterforskning i forhold til hegnede eller potentielle civile retssager og regulatoriske efterforskninger.
• Evaluer de potentielle fordele ved at foretage en intern efterforskning, inden eksterne tilsynsmyndigheder bliver involveret.

3. Udpeg en uafhængig efterforsker eller team

• Udpeg en kvalificeret undersøger eller sammensæt et team bestående af interne medlemmer, eksterne konsulenter og juridisk rådgivning.
• Sikre uafhængigheden af undersøgerne, især når topledelsen eller virksomheden er impliceret.
• I tilfælde med potentielle juridiske implikationer, involver juridisk rådgivning for at få vejledning gennem hele efterforskningen.
• Overvej at involvere eksperter, såsom retsmedicinske revisorer, til at støtte efterforskningen om nødvendigt.

4. Udvikle en efterforskningsplan

• Udarbejd en omfattende efterforskningsplan, der beskriver omfanget og formålet med efterforskningen.
• Definér de vigtigste områder, der skal undersøges, samt de involverede jurisdiktioner.
• Identificér de relevante dokumenter, data og potentielle vidner, der skal gennemgås eller afhøres.
• Håndter potentielle love om databeskyttelse og statshemmeligheder under indsamling og gennemgang af information.
• Bestem behovet for at beskytte juridiske privilegier og sikre korrekt kommunikation med eksperter.

5. Gennemfør interviews og dokumentér resultaterne

• Planlæg og gennemfør interviews med relevante personer, herunder varsleren.
• Forbered interviewspørgsmål, der dækker alle relevante områder af efterforskningen.
• Overvej at give de adspurgte separat og uafhængig rådgivning, hvis det er hensigtsmæssigt.
• Sørg for tilstedeværelsen af juridisk rådgivning under interviewene for at opretholde privilegiet og rådgive de adspurgte.
• Dokumentér alle resultater og udtalelser, der fremsættes under interviewene, nøjagtigt og omfattende.

6. Bevar og indsamle beviser

• Identificér og bevar alle relevante beviser, herunder dokumenter, e-mails, telefonoptegnelser og andre datakilder.
• Dokumentér processen med at bevare og indsamle beviser for at demonstrere overholdelse senere.
• Hvis det er nødvendigt, involver retsmedicinske specialister til at analysere digitalt materiale og identificere eventuel misconduct.

7. Analyser og evaluer resultaterne

• Vurder de indsamlede beviser og information for at bestemme sandheden af beskyldningerne.
• Overvej relevansen af resultaterne i forhold til gældende love, regler og virksomhedspolitikker.
• Evaluer den potentielle indvirkning på organisationen og eventuelle nødvendige afhjælpende handlinger.
• Søg juridisk rådgivning for at håndtere eventuelle juridiske og regulatoriske implikationer, der opstår som følge af efterforskningen.

8. Minimer risici og implementer korrigerende foranstaltninger

• Udvikl og implementér passende afhjælpende handlinger for at tackle al identificeret misconduct.
• Kommuniker resultaterne og handlingerne til relevante interessenter, herunder bestyrelsen og topledelsen.
• Opdater interne kontrolforanstaltninger, politikker og procedurer for at forebygge fremtidige overtrædelser.
• Overvej at indberette resultaterne og handlingerne til myndighederne, når det kræves ved lov.
• Følg op med løbende overvågning og opfølgning for at sikre effektiviteten af implementerede foranstaltninger.

9. Beskyt fortrolighed og whistleblower-rettigheder

• Beskyt fortroligheden af efterforskningen for at beskytte parternes rettigheder.
• Overhold databeskyttelsesregler for at sikre beskyttelsen af personlige oplysninger.
• Etabler et system til håndtering af hævneretraktion eller beskyttelse af whistleblowere mod negative konsekvenser.
• Kommuniker internt om ikke-represalier politikker og opfordr til rapportering af eventuelle hævn-tilfælde.

10. Dokumentér efterforskningen

• Opbevar en omfattende fortegnelse over efterforskningens processer, resultater og trufne foranstaltninger.
• Sørg for, at dokumentationen opfylder lovgivningens krav, såsom advokat-klientprivilegiet eller retlig rådgivningsret.
• Hold de interne interessenter informeret gennem regelmæssige opdateringer og rapporter om fremskridt og resultater.
• Arkiver alle dokumenter og beviser relateret til efterforskningen til fremtidig reference, hvis det er nødvendigt.

Sådan gøres dette i Whistlehub

1. Opret en ny indbakke til sagen

Opret en indbakke til den specifikke sag, så du har et separat sted, hvor al informationen er nemt tilgængelig, organiseret og sikret. Vi anbefaler dette, fordi:

• Du har alt samlet ét sted, så du nemt kan finde, hvad du har brug for
• Du undgår at have sagsrelaterede data i flere systemer, hvilket øger risikoen for, at information lækkes eller tilgås af de forkerte personer.
• Du kan nemt arkivere alt, der er relateret til sagen, på samme sted, hvis du har brug for at gemme det til reference eller i forbindelse med overholdelse af reglerne.

2. Tilføj den uafhængige efterforsker eller dit team til indbakken

Tilføj det team, du udpegede i trin 3, til indbakken. Du kan tilføje interne teammedlemmer eller eksterne konsulenter. Vi anbefaler dette, fordi:

• Alle har et fælles sted med adgang til al informationen, hvilket gør samarbejdet nemmere.
• Du kan nemt tilføje eller fjerne personer, så du altid har kontrol over, hvem der har adgang til dataene relateret til sagen. Dette betyder, at du ikke behøver bekymre dig om e-mails med fortrolige oplysninger, der bliver glemt eller mistet, eller at nogen har adgang til oplysninger, som de ikke længere burde have.

3. Del indbakkelinket

Nu, hvor du har oprettet en indbakke til at efterforske sagen, er det tid til at få nogle oplysninger. Del indbakkelinket med alle relevante parter. De relevante parter kan være grupper af personer, som du mener har værdifuld information om sagen, f.eks. alle medarbejdere, kun nogle medarbejdere, offentligheden eller andre interessenter. Vi anbefaler dette, fordi:

• Det gør det nemt at få hurtigt information fra mange kilder på samme tid. Disse indledende oplysninger vil ikke kun give dig potentielt vigtige fakta, men også hjælpe dig med at gå i den rigtige retning fra begyndelsen.
• Indbakker kan være anonyme, hvilket betyder, at du også er mere tilbøjelig til at få information fra personer, der er bekymrede for at tale direkte med dig. Dette kan være personer, der frygter, at det at stå frem vil have negative konsekvenser for dem i fremtiden.
• Du kan hurtigt identificere kilder, der har relevant information, og fortsætte samtalen for at få flere oplysninger.
• Når sagen er afsluttet, kan du slette eller arkivere indbakken, så linket ikke længere kan bruges.
• Indbakslinks er fleksible, så du kan oprette så mange links til en indbakke, som du ønsker. Det gør det nemt at dele og tilbagekalde links med forskellige grupper af mennesker for at få så mange oplysninger som muligt, samtidig med at du forhindrer spam eller misbrug. For eksempel, hvis du vil dele et link med både offentligheden og dine medarbejdere for at få så mange oplysninger som muligt, ville det være bedst at oprette et separat link til hver gruppe, så du nemt kan slette det offentlige link, hvis folk spammer det eller giver unødvendige oplysninger, samtidig med at du holder linket åbent for medarbejdere.

4. Organisér samtaler

Når du begynder at få oplysninger, bør du arkivere samtaler, der ikke er vigtige, og beholde dem, der er. For hver samtale skal du også holde private noter med dit team, så du har alle noter og diskussioner organiseret ved siden af hinanden. Vi anbefaler dette, fordi:

• Arkivering gør det nemt at have alle relevante oplysninger et sted og al irrelevant information et andet sted uden at skulle slette data. Du kan også slette samtaler, hvis de er spam.
• Noter gør det nemt at have separate noter til separate kilder, så alt er organiseret i den rette kontekst.

5. Whistlehub-opsummering

Ved at følge disse trin har du alle oplysninger relateret til en sag på ét sted, pænt organiseret og kun tilgængeligt for de rette personer. Dette hjælper dig med at efterforske og løse problemer hurtigere og holde dine data mere sikre.

Tip

Hvis en sag har offentlig relevans, og du tror, at den kan blive en kilde til negativ omtale, anbefaler vi, at du fra begyndelsen er åben om sagen. Dette viser, at du proaktivt håndterer problemet, og det hjælper med at distancere din organisation fra kilden til problemet, hvilket i høj grad kan mindske sandsynligheden for negativ omtale.

Opsamling

Ved at følge disse trin kan organisationer gennemføre grundige og effektive efterforskninger af sager, beskytte deres interesser, sikre overholdelse af reglerne og fremme en kultur præget af integritet og ansvarlighed blandt deres ansatte.