Cómo llevar a cabo una investigación de denuncias

Introducción

Las investigaciones corporativas son cruciales para descubrir posibles malas conductas y garantizar que las organizaciones operen con integridad. Las investigaciones de denuncias, en particular, desempeñan un papel importante en abordar las acusaciones presentadas por empleados o partes interesadas preocupadas. Esta guía paso a paso describe las consideraciones esenciales y acciones necesarias para llevar a cabo una investigación exhaustiva y efectiva de denuncias.

Lo que debe hacer

1. Evaluar la denuncia

• Evaluar cuidadosamente la gravedad de la denuncia, incluyendo posibles violaciones de la ley penal o políticas de la empresa.
• Considerar la participación de altos directivos o miembros del consejo en la supuesta mala conducta.
• Evaluar la exposición potencial y la probabilidad de más violaciones, conductas continuas de mala conducta o riesgos para la salud y seguridad.
• Determinar si las denuncias cuestionan la credibilidad de los controles internos o las certificaciones financieras.
• Revisar las obligaciones de la empresa en virtud de las leyes o regulaciones pertinentes, incluida la obligación de autoinformar.

2. Determinar la necesidad de una investigación

• En función de la gravedad de las acusaciones y el impacto potencial, decidir si es necesario realizar una investigación interna.
• Evaluar los recursos disponibles y las posibles interrupciones en las operaciones comerciales.
• Considerar la necesidad de una investigación en relación con litigios civiles pendientes o potenciales y consultas reglamentarias.
• Evaluar los beneficios potenciales de realizar una investigación interna antes de que intervenga la regulación externa.

3. Designar un investigador independiente o un equipo

• Seleccionar un investigador calificado o reunir un equipo formado por miembros internos, consultores externos y asesoría jurídica.
• Asegurar la independencia de los investigadores, especialmente cuando se vea implicada la alta dirección o entidad corporativa.
• En casos que involucren implicaciones legales potenciales, involucrar a un asesor jurídico para brindar orientación durante la investigación.
• Considerar la participación de expertos, como contadores forenses, para apoyar la investigación si es necesario.

4. Elaborar un plan de investigación

• Preparar un plan de investigación integral que describa el alcance y los objetivos de la investigación.
• Definir las áreas clave que se examinarán y las jurisdicciones involucradas.
• Identificar los documentos, datos y posibles testigos relevantes que se revisarán o entrevistarán.
• Abordar las leyes de privacidad de datos y secretos de estado mientras se recopila y revisa la información.
• Determinar la necesidad de proteger el privilegio legal y garantizar la comunicación adecuada con los expertos.

5. Realizar entrevistas y documentar los hallazgos

• Programar y realizar entrevistas con personas relevantes, incluido el denunciante.
• Preparar preguntas de entrevista que cubran todas las áreas relevantes de la investigación.
• Considerar permitir que los entrevistados tengan un abogado independiente si corresponde.
• Asegurar la presencia de un asesor jurídico durante las entrevistas para mantener el privilegio y asesorar a los entrevistados.
• Documentar de manera precisa y exhaustiva todos los hallazgos y declaraciones realizadas durante las entrevistas.

6. Preservar y recopilar pruebas

• Identificar y preservar todas las pruebas relevantes, incluidos documentos, correos electrónicos, registros telefónicos y otras fuentes de datos.
• Documentar el proceso de preservación y recopilación de pruebas para demostrar el cumplimiento posteriormente.
• Contratar a especialistas forenses si es necesario para analizar pruebas digitales e identificar posibles conductas indebidas.

7. Analizar y evaluar los hallazgos

• Evaluar las pruebas e información recopiladas para determinar la veracidad de las acusaciones.
• Considerar la relevancia de los hallazgos en relación con las leyes, regulaciones y políticas de empresa aplicables.
• Evaluar el impacto potencial en la organización y las acciones correctivas necesarias.
• Buscar asesoramiento jurídico para manejar cualquier implicación legal o reglamentaria derivada de la investigación.

8. Mitigar riesgos e implementar medidas correctivas

• Desarrollar e implementar acciones remediativas apropiadas para abordar cualquier conducta indebida identificada.
• Comunicar los hallazgos y acciones a las partes interesadas pertinentes, incluido el consejo de administración y la alta dirección.
• Actualizar los controles internos, políticas y procedimientos para prevenir futuras violaciones.
• Considerar la presentación voluntaria de los hallazgos y acciones ante las autoridades reguladoras cuando así lo exija la ley.
• Realizar un monitoreo y seguimiento continuo para garantizar la efectividad de las medidas implementadas.

9. Proteger la confidencialidad y los derechos de los denunciantes

• Salvaguardar la confidencialidad de la investigación para proteger los derechos de las partes involucradas.
• Cumplir con las regulaciones de privacidad de datos para garantizar la protección de la información personal.
• Establecer un sistema para manejar la represalia o protección de los denunciantes ante consecuencias adversas.
• Comunicarse internamente sobre las políticas de no represalia y fomentar la denuncia de cualquier incidente de represalia.

10. Documentar la investigación

• Mantener un registro completo de los procesos, hallazgos y acciones de la investigación.
• Asegurarse de que la documentación cumpla con los requisitos legales, como el privilegio entre abogado y cliente o el privilegio de asesoramiento legal.
• Mantener a las partes interesadas internas informadas a través de actualizaciones regulares e informes sobre el progreso y los resultados.
• Archivar todos los documentos y pruebas relacionadas con la investigación para referencia futura si es necesario.

Cómo hacer esto en Whistlehub

1. Crear una nueva bandeja de entrada para el caso

Cree una bandeja de entrada específica para el caso para tener un lugar separado donde toda la información sea fácilmente accesible, organizada y segura. Recomendamos esto porque:

• Tendrá todo en un solo lugar, lo que facilitará encontrar lo que necesita.
• Evitará tener datos relacionados con el caso en múltiples sistemas, lo que aumenta el riesgo de que la información se filtre o sea accedida por personas no autorizadas.
• Podrá archivar fácilmente todo lo relacionado con el caso en el mismo lugar, si necesita conservarlo para fines de referencia o cumplimiento normativo.

2. Agregar al investigador independiente o al equipo a la bandeja de entrada

Agregue al equipo designado en el paso anterior 3 a la bandeja de entrada. Puede agregar miembros del equipo internos o consultores externos. Recomendamos esto porque:

• Todos tendrán un lugar compartido con acceso a toda la información, lo que facilita la colaboración.
• Podrá agregar o eliminar personas fácilmente, por lo que siempre controlará quién tiene acceso a los datos relacionados con el caso. Esto significa que no tendrá que preocuparse por correos electrónicos con datos confidenciales que se olviden o se pierdan, o que alguien tenga acceso a información a la que ya no debería tener acceso.

3. Compartir el enlace de la bandeja de entrada

Ahora que ha configurado una bandeja de entrada para investigar el caso, es hora de obtener información. Comparta el enlace de la bandeja de entrada con todas las partes involucradas. Las partes relevantes pueden ser grupos de personas que usted considere que tienen información valiosa sobre el problema, es decir, todos los empleados, solo algunos empleados, el público u otras partes interesadas. Recomendamos esto porque:

• Esto facilita obtener rápidamente información de muchas fuentes al mismo tiempo. Esta información inicial no solo le proporcionará datos potencialmente importantes, sino que también lo ayudará a encaminarse en la dirección correcta desde el principio.
• Las bandejas de entrada pueden ser anónimas, lo que significa que es más probable que también obtenga información de personas que temen hablar directamente. Esto puede incluir a personas que temen que hablar les traiga consecuencias negativas en el futuro.
• Podrá identificar rápidamente las fuentes que tienen información relevante y mantener la conversación para obtener más información.
• Cuando se complete el caso, podrá eliminar o archivar la bandeja de entrada, para que el enlace ya no se pueda utilizar.
• Los enlaces de las bandejas de entrada son flexibles, por lo que puede crear tantos enlaces como desee para una bandeja de entrada. Esto facilita compartir y revocar enlaces con diferentes grupos de personas, para obtener la mayor cantidad de información posible y, al mismo tiempo, prevenir el spam o el mal uso. Por ejemplo, si desea compartir un enlace tanto con el público como con sus empleados para obtener la mayor cantidad de información posible, sería mejor crear un enlace separado para cada grupo, para que pueda eliminar fácilmente el enlace público si las personas están haciendo spam o proporcionando información sin importancia, mientras mantiene abierto el enlace para los empleados.

4. Organizar las conversaciones

Cuando comience a recibir información, debe archivar las conversaciones que no son importantes y mantener aquellas que sí lo son. Para cada conversación, debe tener notas privadas con su equipo, para tener todas las notas y discusiones organizadas juntas. Recomendamos esto porque:

• El archivo facilita tener toda la información relevante en un solo lugar y toda la información irrelevante en otro lugar sin necesidad de eliminar datos. También puede eliminar conversaciones si son spam.
• Las notas facilitan tener notas separadas para fuentes separadas, para que todo esté organizado en el contexto correcto.

5. Resumen de Whistlehub

Siguiendo estos pasos, tendrá toda la información relacionada con un caso en un solo lugar, organizada y accesible solo para las personas adecuadas. Esto le ayudará a investigar y resolver problemas más rápido y a mantener sus datos más seguros.

Consejo

Si un caso tiene relevancia pública y cree que podría convertirse en una fuente de publicidad negativa, recomendamos ser proactivos y hablar sobre el caso desde el principio. Esto muestra que está ocupándose del problema de manera proactiva y ayuda a distanciar a su organización de la fuente del problema, lo que puede reducir en gran medida la probabilidad de una publicidad negativa.

Resumen

Siguiendo estos pasos, las organizaciones pueden llevar a cabo investigaciones exhaustivas y efectivas de denuncias, protegiendo sus intereses, garantizando el cumplimiento y fomentando una cultura de integridad y responsabilidad dentro de sus filas.