Come condurre un'indagine sul whistleblowing

Introduzione

Le indagini aziendali sono cruciali per scoprire possibili comportamenti scorretti e garantire che le organizzazioni operino con integrità. Le indagini sul whistleblowing, in particolare, svolgono un ruolo importante nel gestire le accuse presentate da dipendenti o stakeholder interessati. Questa guida passo dopo passo illustra le considerazioni essenziali e le azioni necessarie per condurre un'indagine esaustiva ed efficace sul whistleblowing.

Cosa devi fare

1. Valutare le accuse

• Valuta attentamente la gravità della denuncia, comprese eventuali violazioni potenziali della legge penale o delle politiche aziendali.
• Considera il coinvolgimento di manager di alto livello o membri del consiglio nell'eventuale cattiva condotta.
• Valuta la potenziale esposizione e la probabilità di ulteriori violazioni, cattiva condotta continuativa o rischi per la salute e la sicurezza.
• Determina se le accuse mettono in discussione la credibilità dei controlli interni o delle certificazioni finanziarie.
• Verifica gli obblighi dell'azienda secondo le leggi o regolamenti pertinenti, compreso l'obbligo di auto-denuncia.

2. Determinare la necessità di un'indagine

• Sulla base della gravità delle accuse e dell'impatto potenziale, decide se è necessaria un'indagine interna.
• Valuta le risorse disponibili e le possibili interruzioni alle attività aziendali.
• Considera la necessità di un'indagine in relazione a contenziosi civili pendenti o potenziali indagini regolamentari.
• Valuta i potenziali vantaggi di condurre un'indagine interna prima che intervengano i regolatori esterni.

3. Nominare un investigatore indipendente o una squadra

• Scegli un investigatore qualificato o assembla una squadra composta da membri interni, consulenti esterni e consulenti legali.
• Assicurati dell'indipendenza degli investigatori, soprattutto quando sono implicati i manager di alto livello o l'ente aziendale.
• Nei casi che implicano possibili implicazioni legali, coinvolgi un consulente legale per ottenere una guida durante l'indagine.
• Valuta il coinvolgimento di esperti, come consulenti contabili forensi, per supportare l'indagine se necessario.

4. Sviluppare un piano investigativo

• Prepara un piano investigativo completo che delinei l'ambito e gli obiettivi dell'indagine.
• Definisci le principali aree da esaminare e le giurisdizioni coinvolte.
• Identifica i documenti, i dati e le potenziali persone da intervistare o interrogare.
• Affronta le eventuali leggi sulla privacy dei dati e segreti di Stato durante la raccolta e la revisione delle informazioni.
• Determina la necessità di proteggere il diritto di assistenza legale e garantire una corretta comunicazione con gli esperti.

5. Condurre interviste e documentare le scoperte

• Programma e conduci interviste con individui pertinenti, inclusa la persona che segnala la cattiva condotta.
• Prepara domande d'intervista che coprano tutte le aree rilevanti dell'indagine.
• Valuta la possibilità di consentire ai testimoni di avere un avvocato indipendente separato, se appropriato.
• Assicura la presenza di un consulente legale durante le interviste per garantire il diritto di assistenza legale e consigliare i testimoni.
• Documenta accuratamente e in modo completo tutte le scoperte e le dichiarazioni fatte durante le interviste.

6. Conservare e raccogliere prove

• Identifica e conserva tutte le prove rilevanti, incluse documenti, email, registrazioni telefoniche e altre fonti di dati.
• Documenta il processo di conservazione e raccolta delle prove per dimostrare la conformità in seguito.
• Coinvolgi specialisti in informatica forense se necessario per analizzare le prove digitali e identificare eventuali cattive condotte potenziali.

7. Analizzare e valutare le scoperte

• Valuta le prove e le informazioni raccolte per determinare la veridicità delle accuse.
• Considera la rilevanza delle scoperte in relazione alle leggi, ai regolamenti e alle politiche aziendali applicabili.
• Valuta l'impatto potenziale sull'organizzazione e le eventuali azioni correttive necessarie.
• Richiedi consulenza legale per gestire eventuali implicazioni legali e regolamentari derivanti dall'indagine.

8. Mitigare i rischi ed implementare misure correttive

• Sviluppa ed implementa azioni correttive appropriate per affrontare eventuali cattive condotte identificate.
• Comunica le scoperte e le azioni ai portatori di interesse pertinenti, inclusi il consiglio di amministrazione e il management di alto livello.
• Aggiorna i controlli interni, le politiche e le procedure per prevenire violazioni future.
• Valuta la possibilità di segnalare le scoperte e le azioni alle autorità regolatorie, quando richiesto dalla legge.
• Coinvolgiti in un monitoraggio continuo e nel follow-up per garantire l'efficacia delle misure implementate.

9. Proteggere la riservatezza e i diritti del segnalatore di irregolarità

• Salvaguardare la riservatezza dell'indagine per proteggere i diritti delle parti coinvolte.
• Conformarsi alle normative sulla privacy dei dati per garantire la protezione delle informazioni personali.
• Stabilire un sistema per gestire la retaliation o la protezione dei segnalatori di irregolarità dalle conseguenze negative.
• Comunicare internamente le politiche di non retaliation e incoraggiare la segnalazione di eventuali episodi di retaliation.

10. Documentare l'indagine

• Mantieni una registrazione completa dei processi, delle scoperte e delle azioni intraprese durante l'indagine.
• Assicurati che la documentazione supporti i requisiti legali, come il privilegio tra avvocato e cliente o il privilegio delle consulenze legali.
• Mantieni gli stakeholder interni informati mediante aggiornamenti regolari e rapporti sul progresso e sui risultati.
• Archivia tutti i documenti e le prove relativi all'indagine per futuri riferimenti se necessario.

Come fare ciò in Whistlehub

1. Crea una nuova inbox per il problema

Crea una inbox specifica per il problema in modo da avere un luogo separato in cui tutte le informazioni siano facilmente accessibili, organizzate e sicure. Ti consigliamo di farlo perché:

• Avrai tutto in un unico posto, quindi potrai trovare facilmente ciò di cui hai bisogno.
• Eviti di avere dati relativi al caso in sistemi multipli, aumentando il rischio che le informazioni vengano divulgate o accessate dalle persone sbagliate.
• Puoi facilmente archiviare tutto ciò che riguarda il caso nello stesso posto, se necessario, per referenze o esigenze di conformità.

2. Aggiungi l'investigatore indipendente o il tuo team alla inbox

Aggiungi il team che hai nominato nel passaggio precedente numero 3 alla inbox. Puoi inserire membri del team interni o consulenti esterni. Ti consigliamo di farlo perché:

• Tutti hanno un luogo condiviso con accesso a tutte le informazioni, semplificando la collaborazione.
• Puoi facilmente aggiungere o rimuovere persone, quindi hai sempre il controllo su chi ha accesso ai dati relativi al caso. In questo modo, non devi preoccuparti di email con dati sensibili dimenticate o perse, o di qualcuno che ha accesso a informazioni che non dovrebbe più avere.

3. Condividi il link della inbox

Ora che hai creato una inbox per indagare sul caso, è il momento di ottenere delle informazioni. Condividi il link della inbox con tutte le parti interessate. Le parti interessate possono essere gruppi di persone che ritieni abbiano informazioni preziose sul problema, ad esempio tutti i dipendenti, solo alcuni dipendenti, il pubblico o altri stakeholder. Ti consigliamo di farlo perché:

• Questo ti permette di ottenere rapidamente informazioni da molte fonti contemporaneamente. Queste informazioni iniziali non solo ti daranno fattori potenzialmente importanti, ma ti aiuteranno anche a orientarti nella giusta direzione fin dall'inizio.
• Le inbox possono essere anonime, il che significa che è più probabile ottenere informazioni da persone che sono preoccupate di parlarti direttamente. Questo potrebbe includere persone che temono che parlare possa avere conseguenze negative per loro in futuro.
• Puoi identificare rapidamente le fonti che possiedono informazioni rilevanti e mantenere la conversazione per ottenere ulteriori informazioni.
• Quando il caso è chiuso, puoi eliminare o archiviare la inbox, in modo che il link non possa più essere utilizzato.
• I link delle inbox sono flessibili, quindi puoi crearne quanti ne vuoi per una inbox. Ciò rende facile condividere e revocare i link con diversi gruppi di persone, per ottenere il maggior numero possibile di informazioni e contemporaneamente prevenire lo spam o gli abusi. Ad esempio, se desideri condividere un link sia con il pubblico che con i tuoi dipendenti per ottenere il maggior numero possibile di informazioni, sarebbe meglio creare un link separato per ciascuno, in modo da poter eliminare facilmente il link pubblico se le persone lo stanno inviando in modo indiscriminato o fornendo informazioni poco importanti, mantenendo al contempo aperto il link per i dipendenti.

4. Organizza le conversazioni

Quando inizi a ottenere informazioni, dovresti archiviare le conversazioni che non sono importanti e mantenere quelle che lo sono. Per ogni conversazione, tieni note private con il tuo team, in modo da avere tutte le note e le discussioni organizzate vicino l'una all'altra. Ti consigliamo di farlo perché:

• L'archiviazione facilita l'avere tutte le informazioni pertinenti in un unico luogo e tutte le informazioni non pertinenti in un altro luogo senza la necessità di eliminare i dati. Puoi anche eliminare le conversazioni se sono spam.
• Le note rendono facile avere note separate per fonti separate, quindi tutto è organizzato nel contesto corretto.

5. Riassunto di Whistlehub

Seguendo questi passaggi, avrai tutte le informazioni relative a un caso in un unico luogo, organizzato e accessibile solo alle persone corrette. Questo ti aiuterà ad indagare e risolvere le problematiche più velocemente e a mantenere i tuoi dati più sicuri.

Suggerimento

Se un caso ha rilevanza pubblica e pensi che potrebbe diventare una fonte di pubblicità negativa, ti consigliamo di essere aperti fin dall'inizio riguardo il caso. Ciò dimostra che stai affrontando proattivamente la questione e aiuta a distanziare la tua organizzazione dalla fonte del problema, riducendo notevolmente la probabilità di pubblicità negativa.

Riassunto

Seguendo questi passaggi, le organizzazioni possono condurre indagini sul whistleblowing approfondite ed efficaci, proteggendo i propri interessi, garantendo la conformità e promuovendo una cultura di integrità e responsabilità all'interno delle proprie file.